{\rtf1\ansi\ansicpg1250\uc1\deff0\stshfdbch0\stshfloch0\stshfhich0\stshfbi0\deflang1045\deflangfe1045{\fonttbl{\f0\froman\fcharset238\fprq2{\*\panose ZUS (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółki: cywilne, jawne, partnerskie, kamandytowe, komandytowo-akcyjne) Przed wdrożeniem odpowiednich działań RODO przedsiębiorca powinien się zastanowić nad tym, w jaki sposób przetwarza dane osobowe w swoim przedsiębiorstwie. Aby prawidłowo przeprowadzić audyt zgodności z RODO pomoże Z przeprowadzonego audytu klinicznego wewnętrznego osoby, o których mowa w ust. 3 i 4, w terminie 14 dni od dnia zakończenia tego audytu, sporządzają pisemny raport zawierający: 1) przegląd procedur szczegółowych stosowanych w jednostce ochrony zdrowia, w ramach którego wyodrębnia się: Raport biegłego rewidenta jest opinią formalną lub odstąpieniem od niej , wydaną przez audytora wewnętrznego lub niezależnego audytora zewnętrznego w wyniku audytu wewnętrznego lub zewnętrznego , jako usługi zapewniającej , w celu podjęcia przez użytkownika decyzji w oparciu o wyniki Audyt. Celem audytu było określenie poziomu zgodności przetwarzania danych osobowych przez PrzykładowaOrganizacja sp. z o.o. z przepisami europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Wskazany powyżej cel audytu został zrealizowany. w na podstawie przeprowadzonego audytu ustalono, że organizacja Zgłoszenie raportu: Raport z audytu wewnętrznego jest przekazywany zarządowi firmy lub organizacji; podczas gdy raport z audytu zewnętrznego jest przekazywany akcjonariuszom lub, w niektórych przypadkach, organowi nadzoru. . Rozsiądź się głęboko w fotelu, bo zabieram Cię w długą podróż. Podróż przez świat audytów, audytorów i audytowanych. Świat w rzeczywistości inny, niż jest często kreowany, ponieważ audyt mylony jest z kontrolą i przeprowadzany jak kontrola. Pierwszym przykazaniem świadomego audytora musi być maksyma „Potwierdzić zgodność z wymaganiami”. Dlaczego tak się nie dzieje? Jakie są rodzaje audytów? Jak się do nich przygotować i przeprowadzić? Jak nie być bucem audytorem? Zapraszam do obszernej lektury i podzielenia się z Wami moim 9 letnim doświadczeniem audytora procesów produkcyjnych branży lotniczej i systemów zarządzania. Co to jest audyt? Czym w takim razie jest ten cały audyt? Audyt najprościej pisząc jest to sposób oceny danego procesu, produktu, systemu czy nawet projektu lub całej organizacji. Ocena jest wynikiem weryfikacji zgodności z wymaganiami. W związku z tym musimy znać wymagania dotyczącego danego procesu lub produktu. Audyt ma również służyć jako ciągłe doskonalenie organizacji. Jest to logiczne z punktu widzenia samego procesu. Przeprowadzasz audyt, stwierdzasz co jest niezgodne lub do poprawy, następnie co do niezgodności wdrażane są akcje korygujące. Pozwala to usprawniać procesy, produkt, system lub całą firmę. Jak wygląda audyt? Jak w takim razie wygląda audyt? Audyt może przyjmować różne formy. Może to być wywiad z osobą pracującą w danym procesie lub z danym produktem. Może to być również weryfikacja dokumentacji z procesu i sprawdzenie jej zgodności z wymaganiami. Audyt może przyjąć też formę oceny według standardowej checklisty i odpowiedzi na standardowe pytania tak lub nie. Istnieją różne formy audytu i dobierane są zależnie od sytuacji i specyfikacji danego procesu lub produktu. Najważniejsze to mieć w głowie przeświadczenie o tym, że celem audytora jest stwierdzenie zgodności z wymaganiami, a nie szukanie na siłę niezgodności. Kto może przeprowadzić? Podział audytów. Audyty dzielą się na 3 kategorie z punktu widzenia tego, kto może przeprowadzić audyt. W pierwszej kolejności najwięcej styczności będziecie mieć z audytami wewnętrznymi. W świadomych organizacjach prowadzi się audyty wewnętrzne, przez przeszkolonych audytorów. Istotne jest to, aby audytor nie weryfikował procesu, w którym pracuje lub którego jest właścicielem. Kolejny typ audytu to audyty zewnętrzne od Waszych klientów. Jeżeli współpracujecie z poważnymi organizacjami to od czasu do czasu możecie liczyć na wizytę poważnego Pana, który zweryfikuje proces produkcyjny własnego produktu lub przypatrzy się bacznie systemowi jakości. Ostatnim z rodzajów audytów jest audyt tzw. trzeciej strony. Co to takiego? Są to wszystkie audyty organizacji zatwierdzających systemy jakości np. ISO 9001:2015 lub EN9100. Również Wasz klient może zlecić audyt procesu lub produktu innej organizacji i ta organizacja zrobi u Was audyt. Dobrym przykładem audytu trzeciej strony jest również audyt procesów specjalnych NADCAP. Więcej o NADCAP przeczytacie tutaj: Nadcap – procesy specjalne w przemyśle. W jakim celu przeprowadza się audyty? Cel mniej więcej już znacie: stwierdzenie zgodności plus ciągły rozwój. Nie mniej jednak istnieją bardziej prozaiczne powody przeprowadzania audytów i nie można się tego wstydzić. Audyty to przede wszystkim świetne narzędzie prewencyjne, aby uniknąć niezgodności w produkcie lub usłudze. Poprzez audyt, możesz zweryfikować czy ludzie dobrze rozumieją wymagania oraz czy proces przeprowadzany jest zgodnie z tymi wymaganiami. Jest to sposób na sprawdzenie również zrozumienia wymagań odnośnie samego produktu lub usługi w organizacji. Nie zawsze to co jest zapisane w specyfikacjach czy dokumentacji rozumiane jest w ten sam sposób przez wszystkich. W zasadzie nigdy się tak nie dzieje :). W końcu audyt wewnętrzny to świetne narzędzie aby uchronić się przed wpadką na audycie zewnętrznym klienta lub trzeciej strony np. audycie certyfikującym na ISO 9001:2015. Dużo lepiej jest znaleść niezgodność wcześniej, wdrożyć odpowiednie akcję i mieć „święty spokój” w trakcie audytów zewnętrznych. Jak często powinno przeprowadzać się audyty? Audyty wewnętrzne Jeżeli mówimy o audytach wewnętrznych, to warto ustawić sobie jednakowy interwał dla poszczególnych audytów. Na pewno minimum to jeden audyt w ciągu roku w danym procesie produkcyjnym lub usługowym. Oczywiście nie jest to obowiązek i organizacja nie jest zobligowana do robienia audytów wewnętrznych. Nie mniej jednak jest to świetne narzędzie i warto je stosować. Jeżeli widzisz potrzebę audytowania danego procesu częściej, masz do tego pełne prawo. Zazwyczaj robi się tak w przypadku procesów lub produktów ważnych dla organizacji, procesów, w których występują częste problemy lub niezgodności. Warto również zastanowić się nad częstszym audytem przy dużej rotacji pracowników w danym procesie. Zdecydowanie lepiej sprawdzić świadomość na temat wymagań co do produktu i procesu przed pojawieniem się reklamacji od klienta. Audyty klienta Klient ustala audyty zewnętrzne cyklicznie. Jeżeli Twoja organizacja wykonuje istotne produkty, w dużej ilości, ze skomplikowanymi procesami w branży lotniczej, to możecie mieć klienta na karku nawet co 3 miesiące. W drugą stronę, gdy produkt, który dostarczacie nie jest wymagający i złożony, to Wasz klient może, ale nie musi pojawić się np. raz na 4 lata. Nie mniej jednak warto poznać wcześniej częstotliwość audytów klienta i nawet przypomnieć się, jeżeli nie dał on Wam wcześniej znać. Osoby pracujące u Waszych klientów, to również zwykli ludzie i mogą zapominać o takich rzeczach. Zrób pierwszy krok, jeżeli chcesz uniknąć zaskoczenia ze strony klienta, że audyt jest za 2 tygodnie ;). Audyty trzeciej strony Audyty zewnętrzne trzeciej strony, takie jak audyty certyfikujące systemów zarządzania, czy audyty procesów specjalnych NADCAP ustalane są z większą dokładnością. Pierwszy audyt certyfikujący ISO 9001:2015 przyznaje certyfikat na 3 lata. Audyt certyfikujący ma 2 fazy, mogą one być wykonane jednocześnie. Kolejne audyty to audytu nadzoru, w okresie 3 letnim wykonuje się 2 takie audyty. Audyty trzeciej strony procesów specjalnych NADCAP odbywają się w podobnym interwale. Przez pierwsze lata audyty są w zasadzie co roku. NADCAP przyznaje certyfikaty na dłużej np. 3 lata i tym samym zmniejsza się częstotliwość audytu, gdy historia poprzednich audytów jest pozytywna. Audyt produktu Jeżeli w danej firmie praktykuje się audyty produktu, to możesz wierzyć lub nie, ale takie audyty robi się nawet codziennie. Jak rozplanować audyty wewnętrzne i zewnętrzne? Plan Audytów – formularz Najlepiej zrobić to z wyprzedzeniem rocznym. Pod koniec danego roku rozplanuj audyty wewnętrzne na rok kolejny. Jeżeli już wiesz od klienta, kiedy planują audyty, również nanieś je na swój plan. Podobnie zrób z audytami certyfikującymi. Następnie całość przedstaw w formie prostej matrycy, planu audytów dla Twojej organizacji i zakomunikuj zaangażowanym w nie osobom. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych dyskusji w przyszłości, że ktoś nie był świadomy lub nie wiedział o audycie. Jak może wyglądać taki plan? Znajdziesz poniżej: Czy audyt może być niezapowiedziany? W życiu możesz spodziewać się wszystkiego, nawet największych patologii. Taką moim zdaniem jest audyt niezapowiedziany. Jest to nic innego jak kontrola i śmiem twierdzić, że jest to największa pomyłka, jeżeli chodzi o rozumienie audytu. Audyt nie ma być narzędziem do zastraszania ludzi i budowania niepotrzebnego napięcia. Zapowiedziany audyt to wystarczająco dużo stresu dla pracowników. Audyt niezapowiedziany nie spełni podstawowej roli, którą audyt ma spełniać. W takim wypadku możesz spodziewać się nieprawdziwych odpowiedzi, dużej ilości stresu, braku zrozumienia samego audytu. Co za tym idzie nie wyciągniesz odpowiednich wniosków i zbudujesz negatywny obraz audytu w organizacji. Na słowo audyt, ludzie będą po prostu się bać! Nie chcesz tego. Jeżeli chcesz budować świadomą organizację, nastawioną na współpracę i otwartość, to nie rób audytów niezapowiedzianych. Audyt procesu, produktu i systemu zarządzania – różnice Jeżeli jesteś inżynierem pracującym w przemyśle spotkasz się z trzema typami audytów: procesusystemu zarządzaniaproduktu Czym się różnią od siebie te audyty? W zasadzie przedmiotem zainteresowania :). Audyt systemu zarządzania Audyt systemu zarządzania ma na celu sprawdzić, jak sama nazwa wskazuje, system zarządzania. Systemy zarządzania mogą dotyczyć jakości – w przypadku większości firm będzie to ISO 9001:2015 lub w przypadku lotnictwa EN9100. Systemem zarządzania będzie również system ISO 14001, czyli system zarządzania środowiskiem oraz OHSAS 18001, czyli system zarządzania bezpieczeństwem. Jak się pewnie domyślacie, bazą dla takich audytów będą wymagania norm systemów zarządzania. Zadaniem tego typu audytu jest potwierdzenie zgodności tego co dzieje się w organizacji, z wymaganiami norm ISO 9001 czy OHSAS 180001. W takim wypadku możesz spodziewać się pytań z zakresu zarządzania wyrobem niezgodnym, czy kalibracji przyrządów pomiarowych, zarządzania akcjami korygującymi itd. itd. Audyt procesu Audyt procesu to weryfikacja spełnienia wymagań danego procesu produkcyjnego lub usługowego. Nie mniej jednak procesy nie mają swoich specyfikacji takich ISO 9001, więc skąd wziąć wymagania? Każdy proces powinien posiadać dokumentację technologiczną, która powinna być podstawą wykonania danego procesu. Dokumentacja procesowa to również wszystkiego rodzaju instrukcje stanowiskowe czy specyfikacje określające parametry danych operacji. Najlepiej na początku zweryfikować mapę procesów czyli tzw. flow-chart. Następnie zapoznaj się z wymaganiami parametrów procesu z technologii lub instrukcji stanowiskowych. Gdzie szukać tego typu informacji? U właściciela procesu lub u technologów, a mapa procesów powinna być ogólnie dostępna w Twojej firmie. Audyt produktu Jak sama nazwa wskazuje jest to weryfikowanie konkretnego produktu pod względem jego wymagań. Gdzie znajdziesz wymagania produktu? W przemyśle wymagania produktu znajdują się na rysunku technicznym oraz specyfikacjach przywołanych na tym rysunku. Audyt produktu odbywa się na gotowym produkcje, po zakończeniu procesu produkcyjnego. Wówczas jesteś w stanie sprawdzić, czy spełniono wszystkie wymagania. Tego typu audyty przeprowadza się nawet codziennie. Po zakończeniu serii produkcyjnej wybiera się jeden produkt i weryfikuje wszystkie kluczowe charakterystyki według checklisty. Czy można robić wszystkie audyty na raz? Tak samo jak można robić audyty niezapowiedziane. Tylko po co? Nie widzę większego sensu w mieszaniu wszystkich rodzajów audytów w jednym procesie audytowym. Robienie miksów, nie pozwoli Ci skupić się na konkretnym aspekcie. Jeżeli robisz audyt systemów zarządzania jakością ISO 9001:2015 to nie weryfikuj temperatury na piecu to obróbki cieplnej. Jeżeli weryfikujesz proces spawania i sprawdzasz zgodność wartości natężenia prądu z WPQS’em to nie weryfikuj przy okazji wymiarów spoiny. Jestem zwolennikiem nie łączenia w jednym procesie pytań z różnych rodzajów audytów. Jeżeli już jesteś zmuszona / zmuszony przez przełożonego to zrobić, to podziel sobie swój audyt na 3 etapy: proces, produkt, system. Chociaż nadal będę się upierał, że to po prostu będą trzy oddzielne audyty. Dlaczego? Ponieważ swoim zakresem audyt systemu zarządzania jakością obejmuje całą organizację, audyt procesu dany proces produkcyjny lub usługowy, a audyt produktu dany produkt z procesu. W procesie możesz produkować przecież i 1000 różnych produktów. Łączenie wszystkich rodzajów audytów w jeden to nieporozumienie. Jak przygotować się do przeprowadzenia audytu? W pierwszej kolejności musisz dokładnie określić co jest przedmiotem audytu. Tak jak pisałem już wcześniej, nie możesz zaudytować wszystkiego na raz. Określ czy robisz audyt procesu, produktu czy systemu zarządzania. Weź proszę pod uwagę również to, że nie będziesz w stanie zrobić audytu całego systemu zarządzania w krótkim czasie. Jest to po prostu niemożliwe. Masz pełne prawo do wybrania sobie próbki audytowej. Co to jest próbka audytowa? Jest to część zakresu danego zagadnienia, może być wybrana losowo lub planowo, bazując na poprzednich audytach. Podczas jednego audytu systemu zarządzania jakością możesz mocniej skupić się na zarządzaniu wyrobem niezgodnym, podczas innego audytu na sposobach zarządzania akcjami korygującymi itd. itd. W przypadku audytu procesów staraj się przeprowadzić audyt całego procesu. Możesz to zrobić dwojako. Przechodząc zgodnie z procesem od operacji pierwszej do ostatniej lub na odwrót, od końca procesu do początku. Unikaj skakania między operacjami ;-). Gdy masz już określony zakres, poznaj dokładnie wymagania do tego zakresu, zapoznaj się z całą niezbędną dokumentacją. Po zapoznaniu się z dokumentacją określ plan działania i postaraj się oszacować czas potrzebny do przeprowadzenia audytu. Ile zaplanować czasu na audyt? Ile czasu potrzebujesz? Nie napiszę Ci, bo to wszystko zależy od wielu czynników. Jeżeli robisz to pierwszy raz, postaraj się skonsultować z kimś bardziej doświadczonym w danej organizacji. Jeżeli nie masz z kim, to nie pozostaje Ci nic innego jak iść na żywioł i określenie np. 15-30 minut na jedno pytanie. Później zweryfikujesz tą wartość w trakcie samego audytu. W dalszej części skupię się na opisywaniu audytów procesu i systemów zarządzania. Audyt produktu jest dość specyficzny i nie wymaga w zasadzie interakcji z innymi ludźmi. Audyt jakości – formularz z pytaniami czy nie? Jak zadawać pytania? Jeżeli dopiero raczkujesz w audytowaniu to przygotuj solidne pytania z odniesieniem do wymagań ze specyfikacji. Dlaczego? Ponieważ w trakcie audytu na pewno dojdzie do tematów spornych i dyskusyjnych. Warto wówczas posiłkować się formularzem z pytaniami oraz mieć pod ręką spisane wymagania odnośnie danego pytania np. z ISO 9001:2015 lub ze specyfikacji procesu produkcyjnego. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na typ pytań, które układasz. W żadnym wypadku nie twórz pytań zamkniętych. Dlaczego? No to patrz: Pytanie: Czy w trakcie obróbki cieplnej materiału AMS4900 temperatura na piecu wynosi 650 stopni Celcjusza?Odpowiedź: Tak I koniec dyskusji. Zamiast tego układaj pytania otwarte i po uzyskaniu odpowiedzi zadawaj kolejne pytania pomocnicze. Powyższe pytanie mogłoby wyglądać tak: Pytanie: Jaka powinna być temperatura obróbki cieplnej dla materiału AMS4900?Odpowiedź: 650 Dlaczego i skąd o tym wiesz?Odpowiedź: Karta stanowiskowa numer 6 dla Skąd wiesz, że jest to zawarte w karcie numer 6?Odpowiedź: Tak mówi specyfikacja SP761 dla wykonywania obróbki itd. itd. Kiedy jesteś już starym wyjadaczem nie musisz układać formularza z pytaniami. Widziałem audyty przeprowadzane przez bardzo doświadczonych audytorów. Wychodzili oni na halę produkcyjną z czystą kartką papieru i długopisem. Audyt rozpoczynali od jednego prostego pytania: „Powiedz mi co właśnie robisz?” i następnie uzupełniali je pytaniem „Skąd wiesz, że robisz to dobrze?”. Uniwersalne, prawda? Niestety wymaga sporego doświadczenia, świadomości procesu, produktu czy systemu zarządzania i dużej pewności siebie. Na początku każdy audytor chodził z formularzem. Nie od razu Kraków zbudowano. Jak przeprowadzić audyt? Planowanie i poinformowanie o audycie Zacznij od zaplanowania audytu i ogłoszenia tego w organizacji, nie robimy przecież audytów niezapowiedzianych ;-). W przypadku audytów zewnętrznych najlepiej zrobić to z 2-3 tygodniowym wyprzedzeniem. Jeżeli wykonujesz audyty zewnętrzne u swoich dostawców warto zrobić to z przynajmniej miesięcznym wyprzedzeniem. Wymaga tego kultura współpracy oraz zapewnienie dostępności osób u dostawcy. Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale Twój dostawca może mieć w danym tygodniu już zaplanowany… audyt innego klienta :-). Przy informowaniu o audycie warto przedstawić również agendę audytu. Co to jest? Jest to godzinowy plan, z określeniem obszarów audytu oraz określeniem wymaganego czasu na dany obszar. Musisz zdawać sobie sprawę, że organizacja nie zatrzymuje się na czas audytu, tylko prężnie stara spełnić oczekiwania klienta w ilości i jakości dostarczonych produktów. Ważne jest, aby nie zakłócać tego procesu i przedstawić plan działania. Postaraj się być również elastyczny / elastyczna. Łatwiej jest zmienić plan jednej osoby (audytora), niż plan całego działu ;-). Spotkanie otwierające Dobrą praktyką jest rozpoczęcie audytu od spotkania otwierającego. Przekaż wszystkim zainteresowanym po co jest przeprowadzany audyt, jaki jest jego cel, jak długo potrwa sam audyt i w jaki sposób będzie on realizowany. Z pozoru błahostka, ale działa cuda. Dlaczego? Ponieważ w organizacji możesz spotkać osoby z różnym doświadczeniem na temat audytu lub z brakiem doświadczenia. Z reguły boimy się tego, co jest nieznane. Warto zrobić dobre otwarcie. Innym aspektem może być fakt, że w ferworze codziennej walki o lepszy wynik, kierownik obszaru może zapomnieć przekazać informację własnym ludziom o planowanym audycie. Zdarzają się też takie sytuacje. Brak spotkania otwierającego spowoduje, że audyt dla większości operatorów, pracowników będzie niezapowiedziany, a że jest to zły audyt wiesz już z akapitów wcześniej ;). Nie bądź bucem audytorem Wiesz już mniej-więcej z akapitu o formularzu jak zadawać pytania. Nie mniej jednak nie sama forma jest najważniejsza, ale Twoje nastawienie. Niech cały czas przyświeca Ci cel stwierdzania zgodności systemu. Dlaczego? Ponieważ bardzo łatwo można się w tym wszystkim pogubić. Staraj się być otwarty na drugą osobę i cierpliwie oczekuj na odpowiedź. Nie atakuj i nie zakładaj, że ktoś robi coś źle. Weź pod uwagę, że osoba audytowana przeżywa spory stres, szczególnie gdy dodatkowo obserwowana jest przez przełożonego. Twoim celem nie jest udowodnienie komuś braku wiedzy, czy inteligencji tylko potwierdzenie zgodności z wymaganiami. Opieraj swoje działania i pytania na faktach, liczbach i wymaganiach. Staraj się powstrzymywać emocje i subiektywne osądy. Jest to trudny element pracy audytora. Bardzo łatwo jest być bucem… udowodniać niezgodności i zadawać prowokacyjne, atakujące pytania. Traktowaniem innych z góry i z pogardą, może uzbierasz worek niezgodności… ale czy słusznych? Moim zdaniem nie. Niestety nie uzyskasz w ten sposób nic, poza pogłaskaniem swojego Ego i zbudowaniem kultury strachu przed audytem w organizacji. Bądź „ludzkim” audytorem. Audyt jakości – a czas? Staraj się być wyrozumiały w trakcie audytu, ale trzymaj się swojej agendy i czasu. Dlaczego to jest tak ważne? Ponieważ interakcja z innymi osobami w trakcie audytu jest nieprzewidywalna. W wielu przypadkach audyt nie będzie przebiegał zgodnie z Twoim planem, dlatego tak ważne i istotne jest pilnowanie tego co się zaplanowało. Gdy nie dopilnujesz tego aspektu, może okazać się, że połowę czasu przeznaczoną na cały audyt, spędzisz na dwóch pierwszych pytaniach. Staraj nie wdawać się w niepotrzebne dyskusje i asertywnie oczekuj odpowiedzi na swoje pytanie. Jeżeli, ktoś przez dłuższy czas nie jest w stanie przedstawić odpowiedzi spełniającej wymagania specyfikacji, procedury, normy czy procesu to nie bój się stwierdzić niezgodności i idź do następnego pytania, obszaru. Może zdarzyć się również, że przy danym stanowisku, dziale lub wydziale nie będzie w tym momencie osoby, która może odpowiedzieć na Twoje pytanie. Zalecam iść dalej i nie czekać, aż osoba ta się pojawi, bo nigdy nie wiesz jak długo to potrwa. Po zadania kolejnych pytań, sprawdzeniu innych operacji, zawsze możesz wrócić jeszcze raz do pominiętego zagadnienia. Audyt jakości – jak stwierdzić po ludzku niezgodność? Najbardziej stresujący moment dla audytora. Jak powiedzieć o niezgodności? Najważniejsze to zadbać o neutralność. Niezgodność to nie jest zła rzecz. Znalezienie niezgodności w trakcie audytu to wartość dodana dla organizacji, procesu czy produktu. Dlatego tak istotne jest przedstawienie niezgodności z wymaganiami jako coś neutralnego. Unikaj określeń „niestety”, „przykro mi, ale”, „jestem zmuszony zgłosić niezgodność”. Pamiętaj, że jako audytor jestem „narzędziem” w procesie audytowym. Najlepiej stwierdzić niezgodność bazując na faktach, podpierając się wymaganiami. Niezgodność stwierdź w trakcie audytu i przedstaw ją osobie audytowanej. Dlaczego? Ponieważ, być może, źle zrozumiałeś odpowiedź lub Twoje pytanie było niezrozumiane przez audytowanego, a stwierdzenie niezgodności nieco otrzeźwia umysł osoby audytowanej. Uważam, że warto rozmawiać i dyskutować na temat niezgodności. Złą praktyką jest ukrywanie niezgodności i przedstawianie ich dopiero w trakcie raportu audytowego. Audyt jakości – jak zakończyć? Szczęśliwie, po długiej i nużącej podróży, docieramy do końca. Padły wszystkie pytania, stwierdziliśmy kilka niezgodności. Jak teraz to wszystko zakończyć z klasą? Dobrą praktyką jest zorganizować spotkanie zamykające audyt. Niestety, często audytor zadając ostatnie pytanie, żegna się z audytowanymi i za 2 dni wysyła raport z 4 niezgodnościami, na które większość otwiera ze zdziwienia szeroko oczy. Jest to zła praktyka. Spotkanie zamykające to ukłon w stronę audytowanych i przede wszystkim podziękowanie im za udział w audycie. Warto w kilku słowach podsumować czas spędzony na audycie oraz to co udało się zrealizować. Dobrą praktyką przy prowadzeniu spotkania zamykającego jest podanie pozytywnych obserwacji. Każdy proces czy system zarządzania posiada jakieś mocne punkty, które warto podkreślić i dostrzec. Kolejnym krokiem jest przedstawienie w czytelny sposób niezgodności, warto zrobić to według żelaznej metody 5W2H. Mile widziane są również rekomendacje – aspekty, które można poprawić, ale nie jest to konieczne. Podsumowując audyt warto powiedzieć o jego wyniku (pozytywny, negatywny, skala ocen) i jego następstwach. Co jest następstwem audytu? Na pewno raport audytowy – kiedy i komu zostanie przedstawiony. Kolejny krok to realizacja RCCA po stwierdzonych niezgodnościach. Przekaż informację, do kiedy oczekujesz analizy przyczonowo-skutkowej oraz przedstawienia akcji korygujących i ich wdrożenia. Audyt jakości – raport Raport z audytu to pisemne podsumowanie wyników audytu. Dobry raport musi zawierać informację o zakresie audytu, jego rodzaju oraz osobach zaangażowanych w audyt. Należy podać szczegółowo według jakich wymagać weryfikowane były poszczególne obszary oraz jaki był wynik tych weryfikacji. Zapisz w raporcie pozytywne obserwacje, rekomendacje oraz szczegółowo niezgodności z przestawieniem dokładnych wymagań do tych niezgodności. Co do niezgodności warto podać datę, do której oczekujemy analizy przyczyn oraz datę akcji korygujących. Każdy raport zawiera również ocenę lub wynik audytu. W zależności od organizacji ocena może przyjmować skalę tak jak np. w szkole od 1 do 6 lub skalę procentową – 80%, 90%. Ocenę tą wylicza się ze stosunku niezgodności do ilości pytań. W przypadku 1 niezgodności na 20 pytań, wynik procentowy może wynosić 95% W przypadku audytów certyfikujących lub innych trzeciej strony, otrzymujemy po prostu informację pozytywną lub negatywną. Audyt jakości – działania poaudytowe Audyt nie kończy się w momencie wysłania raportu. Pamiętaj o tym, że konieczne jest uzyskanie działań poaudytowych, czyli akcji zakończonych sukcesem, akcji korygujących. Aby ułatwić sobie zarządzanie tym procesem, warto skorzystać z matrycy akcji korygujących. Warto wiedzieć, że masz pełne prawo do odrzucenia akcji korygujących, jeżeli uważasz, że nie są one wystarczające lub w ogóle powiązane z problemem (a zdarza się i tak ;-)). Co jest istotne to fakt, że wymagane daty wdrożeń akcji korygujących nie są ustalane raz na zawsze. Niektóre akcje mogą wymagać specjalnych inwestycji lub zmian procesowych. Ustal, wraz z właścicielem procesu, datę wdrożenia akcji korygujących świadomie i monitoruj ich realizację. Zakończenie i zweryfikowanie akcji korygujących jest znakiem do oficjalnego zamknięcia procesu audytu. Audytor Wewnętrzy ISO 9001/14001/45001 oraz systemu i procesu – bezpłatne szkolenie ✅✅✅✅ Sprawdź też nasze kompleksowe szkolenie przygotowujące do zostania Audytorem Wewnętrznym w formule nagrań wideo i konsultacji 24/7 – teraz 30% taniej w Szkole Jakości Podsumowanie Mam nadzieję, że ten wpis, przybliży Ci czym jest audyt i jak go dobrze przeprowadzić. Zdaje sobie sprawę, że nie poruszyłem wszystkich kwestii, ale starałem się zwrócić uwagę na te najważniejsze, z mojego punktu widzenia. Punktu widzenia audytora procesów produkcyjnych z branży lotniczej i systemów zarządzania. Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości, to serdecznie zapraszam do dyskusji w sekcji komentarzy. Photo by Sebastian Herrmann on Unsplash Podobał Ci się ten artykuł?Jeżeli tak, to zarejestruj się poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach z tego bloga. Informacje z pierwsze ręki na Twojej skrzynce mailowej! *Przypominamy, ze Serwis nie ponosi odpowiedzialności za poprawność lub niepoprawność zamieszczanych przez użytkowników informacji. Jeżeli zauważysz błędy w tym opracowaniu napisz to w komentarzu Marta28: Pytania i odpowiedzi do pytan ktore podobno kiedys byly na na egzamin – część pisemna 1. Wg ustawy audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie (ustawa): – rocznego planu audytu wewnętrznego JSFP. 1. Plan audytu przygotowuje audytor w porozumieniu z (ustawa): – kierownikiem jednostki. 2. Przed rozpoczęciem audytu audytor zawiadamia o przedmiocie i czasie trwania audytu (ustawa): – kierownika komórki organizacyjnej, w której przeprowadzany będzie audyt. 3. Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu jest przekazywane (ustawa): – kierownikowi jednostki. 4. Organem administracji rządowej właściwym w sprawie koordynacji kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w JSFP jest (ustawa): – Minister Finansów. 5. Minister Finansów przedstawia Radzie Ministrów zbiorcze sprawozdanie z funkcjonowania kontroli finansowej i audytu (ustawa): – co najmniej raz w roku. 6. Informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzonego audytu audytor zamieszcza w (rozporządzenie): – aktach bieżących. 7. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, może zgłosić8. na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia (rozporządzenie): – w terminie 14 dni od daty otrzymania sprawozdania. 9. Audytor może przeprowadzić10. czynności sprawdzające, ustalenia poczynione w trakcie tych czynności zamieszcza w (rozporządzenie): – notatce informacyjnej. 11. „Racjonalne zapewnienie” jest to (standardy): – satysfakcjonujący poziom zaufania przy danych kosztach, korzyściach i stopniu ryzyka. 12. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu opartego na (standardy): – analizie ryzyka. 13. W komórce audytu powinni być14. zatrudnieni audytorzy wew., którzy będą właściwie realizować15. (standardy): – roczny plan audytu. 16. Karta audytu wewnętrznego stanowi (karta audytu): – wytyczną dla funkcjonowania audytu oraz wskazówkę i pomoc w ocenie i w pracy audytu wewnętrznego. 17. Wg karty audytu wewnętrznego audytor (karta audytu): – nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać- wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować- znamiona przestępstwa. 18. Jaka jest najlepsza metoda do wykrycia znamion przestępstwa (Czerwiński): – CAATs’ – programy komputerowe wykorzystywane w audycie, – testy zgodności – badanie systemów kontroli wew., – bezpośrednie badanie dokumentów – badanie wiarygodności, – wywiady, – obserwacja zachowań osób podejrzanych, – procedury (metody) analityczne. 19. Wg karty audytu audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań i podlega (karta audytu): – tylko przepisom prawa. 20. Wg karty audytu audytor (karta audytu): – nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli wewnętrznej w jednostce, ale poprzez swoje badanie, wnioski i uwagi wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów. 21. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt (rozporządzenie): – po odbyciu narady zamykającej. 22. Standardy audytu wew. to (standardy): – wytyczne oraz pomoc w organizacji, pracach i ocenie AW. 23. Czy audytor jest odpowiedzialny za audytowany obszar, procesy poddane audytowi (karta): – nie. 24. Przez jaki okres audytor nie powinien oceniać25. działalności jednostki, za którą był uprzednio odpowiedzialny (standardy): – co najmniej 24 m-ce. 26. Czy audytor musi, czy może przeprowadzać27. czynności sprawdzające (standardy, rozporządzenie): – może, – powinien, o ile zachodzi taka potrzeba. 28. Gdzie zamieszcza się informacje z czynności sprawdzających (standardy, rozporządzenie): – w notatce informacyjnej, którą audytor przekazuje KJ i KJA, a następnie umieszcza w aktach bieżących. 29. Obszar audytu to (standardy): – każdy obszar działania jednostki, w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadania audytowego. 30. Obszar ryzyka to (standardy): – procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu wew. 31. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z (karta): – audytorami zewnętrznymi, w tym w szczególności z kontrolerami NIK. 32. Do przeprowadzenia audytu uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez (ustawa): – kierownika jednostki. 33. W trakcie realizacji zadania audytowego audytor (standardy): – może odbywać- narady z pracownikami komórki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny. 34. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu zawiera (rozporządzenie): – zakres przedmiotowy zadania audytowego. 35. O podjętych działaniach naprawczych KJ informuje (ustawa): – audytora wewnętrznego. 36. Celem audytu jest ustalenie, czy zaplanowane rezultaty programu realizowanego przez jednostkę zostały osiągnięte. Pierwszy krok w realizacji tego audytu to (Czerwiński): – identyfikacja podstaw prawnych audytowanego programu. 37. Audytor opracowuje plan (standardy): – roczny („planowanie przeprowadza się w okresach rocznych”). 38. Sygnały wczesnego ostrzegania to (Czerwiński): – dane, wskaźniki i informacje z różnych źródeł, które zwracają uwagę kierownictwa na zmieniające się ryzyka i ich potencjalny wpływ na organizację. Informują kierownictwo o konieczności podjęcia działania. 39. Ryzyko detekcji to (Czerwiński): – ryzyko, że przeprowadzone przez audytora testy nie wykryją błędów o znaczącej istotności. 40. Ryzyko kontroli to (Czerwiński): – ryzyko wystąpienia sytuacji, w której istniejący system kontroli wewnętrznej nie zapobiegnie lub nie wykryje błędu o znacznej wartości. 41. Ryzyko wrodzone – wewnętrzne – to (Czerwiński): – ryzyko wystąpienia błędu o znacznej istotności przy założeniu, że system kontroli wewnętrznej nie funkcjonuje. 42. Analiza regresji to: – analiza trendu. 43. Analiza wskaźnikowa obejmuje: – analizę danych pochodzących ze sprawozdań finansowych. 44. Która z czynności nie jest reakcją na ryzyko: – innowacyjność- . 45. Sprawozdanie z zadania audytowego przechowywane jest (rozporządzenie): – w aktach bieżących. 46. Przygotowując plan audytu audytor (rozporządzenie): – ustala kolejność- obszarów ryzyka biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz – uwzględnia czynniki organizacyjne. 47. Audyt poza planem można przeprowadzić48. (ustawa, rozporządzenie): – w razie zmiany czynników organizacyjnych, – w szczególnie uzasadnionych przypadkach, – na wniosek kierownika jednostki (również w uzasadnionych przypadkach). 49. Czy roczny plan przeprowadzania oceny przestrzegania standardów kontroli i AW przygotowywany przez GIAW jest zatwierdzany przez MF (ustawa): – tak. 50. Należyta staranność51. audytora to (standardy): – takie posługiwanie się posiadaną wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem, aby uzyskać- kompetentną ocenę procesu lub stanu. Do wniosków audytor winien dochodzić- po przeprowadzeniu wszechstronnych analiz, ocen i dyskusji z kompetentnymi pracownikami jednostki. 52. Czy nadzór właścicielski jest zdefiniowany w standardach: – nie (prawdopodobnie nie). 53. Audytor wewnętrzny: – ma prawo wglądu do dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem komórki, w której przeprowadzany jest audyt, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych (rozporządzenie), – musi mieć- zagwarantowany nieograniczony dostęp do wszelkich dokumentów, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu (standardy). 54. Stałe akta obejmują (rozporządzenie): – akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie, – dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej imające wpływ na system kontroli finansowej, – plany audytu wewnętrznego, – inne informacje mogące mieć- wpływ na przeprowadzenie audytu i analizę ryzyka. 55. Standardy audytu dzielą się na (standardy): – ogólne – organizacja, – szczegółowe – wykonywanie zawodu, – szczegółowe – realizacja AW. 56. Plan strategiczny (standardy): – jest zalecany, ale nie jest obowiązkowy. 57. W sytuacji gdy część58. zagadnień jest niezrozumiała dla Kierownika JA to: – zmieniamy tę część- sprawozdania, która jest niezrozumiała w taki sposób aby stała się jasna. 59. W jakim celu GIAW zbiera roczne plany audytu JSFP: – w celu usprawnienia prac audytu. 60. Program i harmonogram audytu można zmienić61. (rozporządzenie): – tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach w porozumieniu z kierownikiem jednostki. 62. Skład RM proponuje (Konstytucja): – Prezes RM. 63. Członków RM powołuje na wniosek Prezesa RM (Konstytucja): – Prezydent RP. 64. Przydzielenie ministerstwa ministrowi następuje w drodze: – rozporządzenia Prezesa RM. 65. Utworzenie, zniesienie lub przekształcenie ministerstwa następuje w drodze: – rozporządzenia RM. 66. Kiedy gospodarka finansowa prowadzona jest na podstawie projektu ustawy budżetowej (Konstytucja): – gdy ustawa budżetowa lub ustawa o prowizorium budżetowym nie weszły w życie w dniu rozpoczęcia roku budżetowego. 67. Deficytu budżetowego nie można pokrywać68. (Konstytucja): – przez zaciąganie zobowiązań w centralnym banku państwa (NBP). 69. Dochodami JST są (Konstytucja): – dochody własne, – subwencje ogólne, – dotacje celowe z budżetu państwa. 70. Przedstawicielem rządu w terenie jest: – wojewoda. 71. Administracja niezespolona podlega: – bezpośrednio ministrom lub innym organom centralnym (w ograniczonym zakresie wojewodzie). 72. Administracja zespolona podlega: – wojewodzie. 73. Zwierzchnikiem (koordynatorem) administracji rządowej na szczeblu centralnym i terenowym jest: – Prezes RM. 74. Uznanie administracyjne polega na: – uprawnieniu administracji do kształtowania skutków lub stanu prawnego w ramach swobody pozostawionej przez przepisy prawa i w ramach obowiązujących reguł postępowania (proceduralnych). 75. Decyzja nie wymaga uzasadnienia gdy: – uwzględnia ona w całości żądanie strony, chyba że decyzja rozstrzyga sporne interesy stron albo została wydana na skutek odwołania. Od uzasadnienia można odstąpić- również ze względu na interes bezpieczeństwa państwa lub porządek publiczny. 76. Decyzja jest ostateczna gdy: – 77. Decyzję ostateczną można uchylić78. gdy: – 79. odmowa wydania zaświadczenia wydawana jest w formie: – postanowienia, na które przysługuje zażalenie. 80. Dyspozycja środkami pieniężnym JST: – oddzielona jest od jej kasowego wykonania. 81. Wolna konkurencja: – to duża ilość- niewielkich przedsiębiorstw, z których żadne nie wywiera większego wpływu na sytuację rynkową, przy biernej roli państwa. 82. Monopol (duopol): – forma rynku, na którym działa jeden (dwóch) sprzedawca przy nieograniczonej liczbie nabywców (trust, koncern). 83. Oligopol to: – model rynku, na którym występuje niewielka liczba (2-5) producentów, których decyzje cenowe są wzajemnie uzależnione (decyzje odnośnie ceny podejmuje najczęściej największy z producentów, lub jest ona podejmowana wspólnie – kartel, syndykat). 84. Cykl koniunkturalny: – polega na wahaniach wielkości produkcji społecznej, czyli PKB, którym towarzyszą zmiany poziomu bezrobocia oraz stopy inflacji, – składa się z 4 faz: kryzys (recesja), depresja, ożywienie, rozkwit. 85. Przychód całkowity: – to suma iloczynów ilości sprzedanych produktów i uzyskanych za nie cen. 86. Przychód przeciętny: – to relacja przychodu całkowitego uzyskanego ze sprzedaży produktu do ilości sprzedanych jednostek. 87. Co to jest koszt krańcowy: – jest to dodatkowy koszt (przyrost kosztu całkowitego) poniesiony w wyniku zwiększenia produkcji (sprzedaży) o jednostkę produktu. 88. Prawo malejących przychodów (prawo malejącego produktu marginalnego): – sytuacja, w której każda dodatkowa jednostka czynnika zmiennego daje coraz mniejsze przyrosty produkcji. 89. Korzyści skali: – obniżenie kosztu produkcji jednostki danego dobra poprzez zwiększenie produkcji. 90. Krzywa A. Laffera: – obrazuje związek między stawkami podatków a dochodami państwa z tego tytułu, – pokazuje wielkość- wpływów podatkowych państwa odpowiadających różnym możliwym stopom opodatkowania, – zwiększenie stawek podatkowych ponad określony punkt powoduje zmniejszenie wpływów z tytułu podatków. 91. Deprecjacja (aprecjacja) pieniądza: – zmniejszenie (zwiększenie) siły nabywczej pieniądza. 92. Dewaluacja (rewaluacja) pieniądza: – interwencja NBP powodująca obniżenie (podwyższenie) wartość- pieniądza. 93. Annuitet (?): – strumienie jednakowych płatności, operacje finansowe polegające na serii rat płatności o jednakowej wysokości. 94. Dźwignia operacyjna: – umożliwia osiąganie korzyści drogą powiększenia sprzedaży dzięki stałości części kosztów. 95. Dźwignia finansowa: – umożliwia uzyskanie dodatkowych korzyści finansowych w wyniku zaangażowania kapitałów obcych. 96. Co to są zyski niepodzielne: – stanowią tę część- zysków po opodatkowaniu, która zostaje zainwestowana w przedsiębiorstwie, a nie przeznaczona na wypłatę dywidend dla akcjonariuszy. 97. Jednostka budżetowa: – państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna, której dochody i wydatki są objęte planem budżetowym w pełnej wysokości (zgromadzone przez nią dochody są odprowadzane do budżetu, a ponoszone przez nią wydatki finansowane są z budżetu państwa), – nie posiada osobowości prawnej, – podstawą gospodarki finansowej są plany dochodów i wydatków, 98. Zakład budżetowy: – to samodzielna, nie posiadająca osobowości prawnej, państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna, prowadząca działalność- na zasadzie odpłatności, pokrywając swoje wydatki z własnych przychodów, – działa w sferach społecznie użytecznych, mało opłacalnych dla podmiotów prywatnych (stołówki, przedszkola, domy wczasowe, centra kształcenia kadr), – stosowany zarówno dla realizacji zadań państwowych jak i samorządowych, – tworzony jest przez: ministrów, kierowników urzędów centralnych lub wojewodów, organy stanowiące JST, – podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan finansowy, obejmujący przychody i wydatki stanowiące koszty działalności oraz stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem, – mogą otrzymywać- : dotację przedmiotową, podmiotową, celową (na dofinansowanie kosztów inwestycji) oraz jednorazową dotację na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe, – łączna kwota dotacji nie może przekroczyć- 50% wydatków, – nie ma wymogu zakładania rachunku bankowego w NBP, wybór banku musi być- dokonany w oparciu o przepisy ustawy o zamówieniach publicznych. 99. Gospodarstwo pomocnicze: – to wyodrębniona z jednostki budżetowej, pod względem organizacyjnym i finansowym, część- jej podstawowej działalności lub działalność- uboczna, pokrywająca koszty swojej działalności z uzyskiwanych przychodów własnych (gospodarstwa rolne, hotele pracownicze, kasyna), – jest tworzone przez kierownika jednostki budżetowej po uzyskaniu zgody ministra, kierownika urzędu centralnego lub wojewody, zarządu JST, – podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, wydatki, rachunek wyników, stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem, – może otrzymać- dotację przedmiotową oraz dotację na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe, – sprzedaż usług na rzecz macierzystej jednostki budżetowej dokonuje według kosztów własnych, – wpłaca do budżetu połowę osiągniętego zysku. 100. Środki specjalne: – to środki finansowe gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych, którymi dysponuje jednostka budżetowa, – pochodzą z części działalności podstawowej lub z działalności ubocznej, – tworzone są na podstawie ustaw lub uchwał organów stanowiących JST, – realizowane są w oparciu o metodę kasową (w terminie ich zapłaty lub wpływu na rachunek), – ze środków tych finansowane są: wynagrodzenia i składniki naliczane od wynagrodzeń (nagrody jubileuszowe, odprawy, wynagrodzenia dodatkowe), wydatki inwestycyjne (zakup samochodów, komputerów), – nadwyżka pomiędzy planowaną wielkością a faktycznym stanem jest wpłacana do budżetu państwa w wysokości 18,5%, – dla środków specjalnych opracowuje się plan finansowy obejmujący przychody i wydatki. 101. Fundusze: – są formą powiązania określonego rodzaju wydatków z określonym rodzajem dochodów (Fundusz pracy, PFRON, Fundusz Alimentacyjny), – finansują zadania państwowe, – tworzone są na podstawie ustaw, – ich gospodarka finansowa prowadzona jest na podstawie rocznych planów stanowiących załączniki do ustaw budżetowych, 102. Dochody JST: · dochody własne, subwencje ogólne, dotacje celowe z budżetu państwa (Konstytucja), · wg ustaw: – gminy: podatki i opłaty, dochody z majątku, subwencja ogólna z budżetu państwa, wpływy z samoopodatkowania mieszkańców, spadki, zapisy, darowizny, – powiatu: udziały w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa, dochody powiatowych jednostek budżetowych, dochody z majątku, spadki, zapisy, darowizny, odsetki od środków na rachunkach bankowych, odsetki i dywidendy od wniesionego kapitału, – województwa: subwencja wyrównawcza,. 103. Przychody i rozchody JST: – przychody mogą pochodzić- : ze sprzedaży papierów wartościowych oraz z innych operacji finansowych, z prywatyzacji majątku JST, ze spłat pożyczek udzielonych ze środków publicznych, z otrzymanych pożyczek i kredytów, – rozchodami są: spłaty otrzymanych pożyczek i kredytów, wykup papierów wartościowych oraz inne operacje finansowe, udzielone pożyczki. 104. Wydatki JST ponoszone są na: – gminy – zadania własne, zadania zlecone, zadania realizowane na podstawie porozumień, – powiatu – zadania publiczne o charakterze ponadgminnym, wykonywanie zadań określonych w ustawach, zadania realizowane na podstawie porozumień, – województwa – wykonywanie zadań określonych ustawami. 105. Źródłami pokrycia deficytu i długu JST są: – sprzedaż papierów wartościowych, – kredyty zaciągane w bankach krajowych, – pożyczki, – prywatyzacja majątku, – nadwyżki budżetu z lat poprzednich. 106. Łączna kwota długu JST na koniec roku budżetowego nie może przekraczać107. : – 60% dochodów tej jednostki w tym roku budżetowym. 108. Łączna kwota przypadających do spłaty w danym roku budżetowym rat kredytów i pożyczek, wykupów papierów wartościowych i ewentualnych strat wynikających z poręczeń i gwarancji nie może przekroczyć109. : – 15% planowanych na ten rok budżetowy dochodów JST. 110. Uchwała budżetowa JST obejmuje: – dochody i wydatki oraz przychody i rozchody jednostki, – przychody i rozchody zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych i środków specjalnych oraz funduszy celowych. 111. Organ stanowiący JST może odwołać112. : – 113. Tryb prac nad projektem budżetu określa: – organ stanowiący – rada gminy, powiatu, sejmik województwa. 114. Projekt budżetu opracowuje i przedstawia do uchwalenia: – wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa. 115. Projekt uchwały budżetowej należy przedstawić116. najpóźniej do: – 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy – RIO (celem zaopiniowania) i organowi stanowiącemu. 117. Uchwałę budżetową należy uchwalić118. najpóźniej do: – 31 marca roku budżetowego (do tego czasu obowiązuje projekt budżetu). 119. Sejm (RM) nie może wpływać120. na zmianę budżetu: – gminy. 121. Księgi rachunkowe obejmują: – dziennik, – księgę główną, – księgi pomocnicze, – zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i kont pomocniczych, – wykaz składników aktywów i pasywów – inwentarz. 122. Dziennik zawiera: – chronologicznie ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie. 123. Zapisy w dzienniku muszą być124. : – kolejno numerowane, – sumy zapisów muszą być- liczone w sposób ciągły. 125. Konta księgi głównej zawierają: – zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Zdarzenia te muszą być- uprzednio lub równocześnie ujęte w dzienniku wg zasady podwójnego zapisu (ujęcie systematyczne). 126. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej: – sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. 127. Zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych: – sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. 128. Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników: – sporządza się na dzień inwentaryzacji. 129. Dowód księgowy (dowód źródłowy) jest to: – dokument normatywno-prawny potwierdzający dokonanie operacji gospodarczej (np. zakup) lub finansowej (np. wypłata) w określonym miejscu i czasie. Określa powstałe zdarzenia pod względem podmiotowym i przedmiotowym. 130. Dowód księgowy powinien zawierać131. co najmniej: – określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, – określenie stron dokonujących operacji, – opis operacji i jej wartość- , – datę dokonania operacji (ewentualnie datę sporządzenia dowodu), – podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, – dekretację. 132. Dowody księgowe powinny być133. : – rzetelne, – kompletne, – wolne od błędów rachunkowych. 134. Księgi rachunkowe otwiera się: – na dzień rozpoczęcia działalności (wystąpienie pierwszego zdarzenia wywołującego skutki finansowe lub majątkowe), – na początek każdego następnego roku obrotowego, – na dzień zmiany formy prawnej, – na dzień połączenia spółek (niekoniecznie) lub podziału spółki, – na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego. 135. Księgi rachunkowe zamyka się: – na dzień kończący rok obrotowy, – na dzień zakończenia działalności (likwidacja, upadłość- , sprzedaż), – na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, – na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia, – na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości, – na dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami. 136. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na: – nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe. 137. Księgi rachunkowe powinny być138. : – rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i prowadzone na bieżąco. 139. Inwentaryzacja to: – porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych ze stanem rzeczywistym przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym. 140. Terminy inwentaryzacji: – dla składników aktywów – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy nie później niż 15 dnia roku następnego, – dla zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz na dwa lata, – dla środków trwałych, środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym – raz na cztery lata. 141. Rozliczenie różnic inwentarzowych należy dokonać142. : – w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. 143. Księgi rachunkowe przechowuje się przez okres: – 5 lat. 144. Karty wynagrodzeń pracowników, dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres: – 5 lat. 145. Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się: – rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. 146. Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się: – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, który powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. 147. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają: – trwałemu przechowywaniu. 148. Aktywa to: – kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, które powstały w wyniku przeszłych zdarzeń i spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. 149. Środki trwałe to, wg ustawy o rachunkowości, rzeczowe aktywa i zrównane z nimi o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności: – dłuższym niż rok (zużywają się stopniowo, a nie w jednym cyklu produkcyjnym). 150. Sprawozdanie finansowe jednostki organu wieloosobowego podpisują: – wszyscy członkowie tego organu oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe (główny księgowy – skarbnik). 151. Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu prze organ zatwierdzający: – nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. 152. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność153. powinno nastąpić154. : – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. 155. Co to jest bilans: – podstawowe sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa, – prezentuje stan majątku i źródła jego finansowania na dany moment, – zestawienie wszystkich posiadanych przez firmę składników majątku (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów), – umożliwia obserwację płynności aktywów i prognozowanie przyszłej zdolności płatniczej. 156. Wg Ustawy o Rachunkowości zmiana zasad amortyzacji: – 157. Zaangażowanie środków to wg Ustawy o Finansach Publicznych: – 158. Finanse publiczne: – są wyrazem stosunków społecznych i ekonomicznych powstających w trakcie procesów gromadzenia dochodów i przychodów oraz dokonywania wydatków i rozchodów na cele publiczne, – pełnią funkcje ekonomiczne (fiskalna, redystrybucyjna, stymulacyjna) i polityczne. 159. System finansów publicznych: – jest to ogół zasad i instytucji stanowiących podstawę dokonywania publicznych operacji finansowych funkcjonujących w danym czasie w danym państwie na podstawie prawa finansowego. 160. Skarb państwa: – to określone prawa majątkowe państwa jako podmiotu uprawnień i obowiązków majątkowych, uczestnika obrotu cywilnego i działalności gospodarczej oraz zarządu mieniem państwa, prowadzącym ewidencję majątku ogólnonarodowego. 161. Budżet państwa: – plan finansowy obejmujący dochody i wydatki oraz przychody i rozchody państwa, uchwalany przez Sejm na okres roku kalendarzowego w formie ustawy budżetowej, – ma znaczenie polityczne, ekonomiczne i prawne, – jest jednocześnie: aktem decyzji politycznej, zasobem środków pieniężnych, planem, formą publicznej gospodarki finansowej oraz aktem prawnym, – 162. Budżet JST: – roczny samorządowy plan finansowy, zatwierdzany w formie uchwały budżetowej przez jednostkę stanowiącą ST i wykonywany przez zarząd. 163. Gospodarka budżetowa: – to działalność- finansowa polegająca na gromadzeniu i wydatkowaniu środków finansowych na cele publiczne, dokonywana na podstawie ustaw i uchwał budżetowych. 164. Prawo budżetowe: – ogół norm prawno-finansowych dotyczących struktury gospodarki budżetowej, ogólnych zasad budżetowych, form organizacyjnych gospodarki budżetowej, klasyfikacji budżetowej, procedury budżetowej, odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny budżetowej oraz problematyki zarządzania długiem publicznym. 165. Prowizorium budżetowe: – akt prawny o charakterze wyjątkowym, określający dochody i wydatki państwa w okresie krótszym niż rok. 166. Podstawowe zasady budżetowe to: – jawności – umożliwia kontrolę nad wydatkami publicznymi, – jedności – oznacza postulat sporządzania budżetu w jednym dokumencie prawnym i przeznaczenie całości dochodów na pokrycie całości wydatków budżetowych, – zupełności (powszechności) – oznacza postulat włączenia do budżetu w pełnych kwotach wszystkich dochodów i wydatków (budżetowanie brutto), – równowagi budżetowej – oznacza konieczność- dostosowania ogólnej kwoty wydatków do ogólnej kwoty dochodów, – szczegółowości – to postulat ujmowania dochodów i wydatków z podziałem na grupy rodzajowe wg ustalonej klasyfikacji. 167. Zasady budżetowe: – mają na celu zapewnienie prawidłowej realizacji funkcji budżetu. 168. Środki publiczne dzielimy na: – dochody publiczne – mają charakter kasowy, – bezzwrotne środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, – przychody. 169. Do dochodów budżetu państwa zaliczamy: – podatki i opłaty, – cła, – wpłaty z zysku przedsiębiorstw państwowych oraz jednoosobowych spółek Skarbu Państwa, – wpłaty z zysku NBP, – dywidendy, – wpłaty nadwyżek środków obrotowych zakładów budżetowych oraz części zysku gospodarstw pomocniczych, – opłaty od poręczeń i gwarancji udzielanych przez Skarb Państwa, – odsetki od środków na rachunkach bankowych jednostek budżetowych, – odsetki od lokat terminowych zgromadzonych na rachunku NBP, – odsetki od udzielonych z budżetu państwa pożyczek, – grzywny, mandaty i inne kary pieniężne, – spadki, zapisy, darowizny. 170. Wydatki możemy podzielić171. na: – wydatki bieżące – subwencje ogólne dla JST, dotacje, wynagrodzenia i uposażenia oraz składniki od nich naliczane, inne świadczenia na rzecz osób fizycznych, zakup towarów i usług, wydatki związane z funkcjonowaniem jednostek budżetowych, – wydatki na obsługę długu Skarbu Państwa, – wydatki majątkowe, – wydatki przeznaczone na realizację zadań wykonywanych przez organy władzy państwowej, kontroli i ochrony prawa oraz administrację rządową, sądy i trybunały, – subwencję ogólną dla JST, – subwencję dla partii politycznych, – wydatki związane z pełnieniem przez państwo funkcji: obrony narodowej, administracji i wymiaru sprawiedliwości, – wydatki związane z realizacją celów społecznych: oświata, kultura, ochrona zdrowia, – wydatki wynikające z pełnienia przez państwo funkcji interwencyjnych w gospodarce. 172. Dotacja budżetowa: – przekazywana jest w celu uzupełnienia brakujących środków, a finansowanie lub dofinansowanie działalności mającej znaczenie dla interesu publicznego, określona jednostronnie, w ściśle oznaczonej wysokości, o charakterze bezzwrotnym i bezpłatnym. 173. Subwencja ogólna: – to świadczenie o charakterze bezzwrotnym i bezpłatnym, mające charakter powszechny, uniwersalny, finansujące wszystkie JST na tych samych zasadach i warunkach. 174. Rezerwy budżetowe dzielimy na: – ogólne – przeznaczone na wydatki nieprzewidziane i nadzwyczajne, – celowe – tworzone na wydatki, których podziałów i wielkości nie można ustalić- w okresie opracowywania budżetu oraz których źródłem są środki pochodzące ze źródeł zagranicznych. 175. Dług publiczny: – to zobowiązania podmiotów sektora publicznego z tytułu: wyemitowanych papierów wartościowych, zaciągnięcia pożyczek i kredytów, wymagalnych zobowiązań, przyjętych depozytów, – oznacza niedobór środków finansowych w gospodarce, – nie może przekroczyć- 60% PKB, – ograniczenie może nastąpić- poprzez: podniesienie podatków, sprzedaży obligacji lub bonów skarbowych, prywatyzację, emisję dodatkowych pieniędzy. 176. Deficyt budżetowy: – to ujemna różnica pomiędzy dochodami a wydatkami budżetowymi, – jest finansowany w wyniku: sprzedaży skarbowych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek, prywatyzacji, nadwyżki budżetu z lat ubiegłych, – nie powinien przekraczać- 3% PKB. 177. PKB to: – wartość- wypracowanego w granicach danego kraju i w danym czasie dochódu obywateli i cudzoziemców zatrudniających swoje czynniki produkcji w tym kraju. 178. Podatki to: – przymusowe, bezzwrotne i nieodpłatne świadczenia pieniężne o charakterze ogólnym i pieniężnym pobierane przez państwo na podstawie przepisów prawa w celu uzyskania dochodów na pokrycie wydatków. 179. System podatkowy: – powinien się charakteryzować- : pewnością, równością, dogodnością, wydajnością, elastycznością oraz taniością. 180. Bony skarbowe: – to krótkoterminowe papiery wartościowe, oferowane do sprzedaży w kraju na rynku pierwotnym z dyskontem i wykupywane wg wartości nominalnej, po upływie okresu, na jaki został wyemitowany. Są to papiery wartościowe na okaziciela, sprzedawane i odkupywane przez MF w drodze przetargów organizowanych przez NBP. Termin spłaty bonów skarbowych wynosi od 1 do 52 tygodni. 181. Obligacje skarbowe: – to papiery wartościowe oferowane do sprzedaży w kraju lub za granicą, oprocentowane w postaci odsetek lub dyskonta i wykupywane po upływie określonego terminu, który nie może być- krótszy niż 1 rok. mogą być- emitowane przez Skarb Państwa lub ST. 182. Bony komunalne: – krótkoterminowe papiery dłużne emitowane przez JST, o okresie zapadalności nie przekraczającym 1 roku. 183. Obligacje komunalne: – papiery wartościowe emitowane przez JST, w których emitent stwierdza, że jest dłużnikiem właściciela obligacji i zobowiązuje się wobec niego do spełnienia określonego świadczenia. Są emitowane na cele związane z rozwojem gospodarczym (budowa dróg, oczyszczalni ścieków itp.). 184. NBP: – to centralny bank państwa, – przysługuje mu wyłączne prawo emisji pieniądza oraz ustalania i realizowania polityki pieniężnej, – odpowiada za wartość- pieniądza polskiego, – sprawuje nadzór nad działalnością banków komercyjnych poprzez Komisję Nadzoru Bankowego, której przewodniczy prezes NBP, – jego organami są: Prezes (wybierany przez Sejm na wniosek Prezydenta na okres 6 lat), RPP (przewodniczący – Prezes NBP, członkowie powoływanie na okres 6 lat w równej liczbie przez Prezydenta, Sejm i Senat), Zarząd NBP. – pełni 3 podstawowe funkcje: banku emisyjnego, centralnego banku państwa, banku banków, – drukiem banknotów zajmuje się Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych, a wytwarzaniem monet – Mennica Państwowa. 185. Minister Finansów: – naczelny organ wykonawczy z zakresu administracji finansowej, – inicjuje politykę finansową państwa i koordynuje publiczną działalność- finansową, a w szczególności: opracowuje bilans finansowy państwa i bilans płatniczy oraz budżet państwa, kontrola skarbowa, przygotowuje założenia polityki pieniężnej, ustala zasady i warunki emisji papierów wartościowych, udzielania kredytów, ustala kursy walutowe zasady realizacji polityki dewizowej i celnej, – aparatem wykonawczym MF są: Ministerstwo Finansów oraz urzędy i izby skarbowe. Skarbnik: – jest częścią organu wykonawczego JST, – jest powoływany i odwoływany na wniosek przewodniczącego zarządu przez radę (sejmik), – uczestniczy w pracach zarządu bez prawa głosu, – do jego obowiązków należy: właściwe zorganizowanie sporządzania, przyjmowania, obiegu, gromadzenia i kontroli dokumentów, bieżące prowadzenie księgowości. Absolutorium to: – forma akceptacji pracy RM polegająca na wyrażeniu jej wotum zaufania przez Sejm. Dyscyplina budżetowa to: – obowiązek przestrzegania zasad legalności i gospodarności określonych przez prawo w toku publicznej gospodarki finansowej, w szczególności działalności budżetowej. Kary za naruszenie dyscypliny budżetowej to: – upomnienie, – nagana, – kara pieniężna, – zakaz pełnienia funkcji publicznych związanych z dysponowaniem środkami publicznymi. 151. KKW (Czerwiński): – to dokument roboczy zawierający otwarte lub zamknięte pytania zadawane przez audytora KJ i pracownikom jednostki dotyczące systemu kontroli wewnętrznej. 152. Kwestionariusz samooceny (Czerwiński): – jest wypełniany samodzielnie przez KJA, pytania w nim zawarte dotyczą ryzyk jakie są związane z działalnością JA. 153. Lista kontrolna (Czerwiński): – pomaga w ujednoliceniu uzyskanych informacji, – zapewnia standardowe podejście do przeprowadzanego badania, – zapobiega pominięciu w badaniu istotnych kontroli lub przewidywalnych faktów, – zapewnia transfer wiedzy między audytorami. 154. Ścieżka audytu (Czerwiński): – to dokument zawierający przejrzysty opis przepływów finansowych, ich dokumentację i kontrole. Umożliwia śledzenie kolejnych faz rejestrowania pojedynczej transakcji. 155. Ryzyko utracenia korzyści (Czerwiński): – ryzyko utracenia szansy na uzyskanie lepszych produktów, usług lub oszczędności. 156. Istotność157. (Czerwiński): – to iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację (potencjalnej straty). 158. Macierz ryzyka: – wykorzystywana na etapie planowania i programowania zadania audytowego. Ryzyka ujęte w sprawozdaniu nie muszą się pokrywać- z tymi, które opisujemy w sprawozdaniu, jeżeli nie zostaną udowodnione. 159. Mapa ryzyka (Czerwiński): – to zestawione, w formie tabeli, ryzyka, jakie audyt wewnętrzny zidentyfikował w trakcie wykonywania zadania audytowego. Jest sporządzana w celu uświadomienia adresatom raportu jakie mogą być- konsekwencje, jeśli rekomendacje audytu nie zostaną zrealizowane. Wykorzystywana jest w sprawozdaniu. 160. Metoda ścieżki krytycznej (Czerwiński): – umożliwia optymalne zarządzanie harmonogramem poprzez kierowanie zasobów do tych etapów, które leżą na ścieżce krytycznej i decydują o terminowym zakończeniu projektu. 161. Diagram Ishikawy (Czerwiński): – ułatwia analizę przyczyn powstania problemu i określenia relacji między nimi. 162. Wykres Gantt’a (Czerwiński): – umożliwia zaprezentowanie w formie graficznej zaplanowanego czasu trwania poszczególnych czynności i monitorowanie harmonogramu. 163. Drzewo ryzyka (Czerwiński): – to graficzna prezentacja zdarzeń składających się na projekt, umożliwia identyfikację, analizę, zarządzanie i monitorowanie ryzyka realizacji projektu. 164. Nadzór właścicielski (Czerwiński): – sposób w jaki organizacje są kierowane i kontrolowane. Za nadzór odpowiedzialna jest Rada Nadzorcza. 165. Poziom ufności (Czerwiński): – wyrażone w procentach zaufanie audytora do zgodności wyniku próbkowania z rzeczywistym poziomem błędu w całej populacji. Poziom ufności nie jest liczony, tylko przyjmowany. 166. Precyzja (Czerwiński): – przedział, w którym wynik próbkowania będzie się zawierał z prawdopodobieństwem określonym poprzez poziom ufności. Precyzja nie jest liczona, tylko przyjmowana. 167. Maksymalny dopuszczalny poziom błędu (Czerwiński): – maksymalny błąd w danej populacji, który audytor gotów jest zaakceptować- i móc przy tym stwierdzić- , że cel audytu został zrealizowany. 168. Ryzyko alfa i beta to (Czerwiński): – alfa – ryzyko nie uznania prawidłowego wyniku, – beta – ryzyko uznania nieprawidłowego wyniku. 169. Kontrola detekcyjna (Czerwiński): – jest stosowana po zakończeniu procesu, dotyczy zdarzeń, które już zaszły. Polega na wykrywaniu zdarzeń, które odbiegają od przyjętych kryteriów. Stosujemy ją, gdy możemy zaakceptować- stratę. Ma cechy kontroli prewencyjnej. Przykłady: inwentaryzacja, przeliczenie gotówki w kasie. 170. Kontrola prewencyjna (Czerwiński): – jej celem jest zapobieganie niepożądanym rezultatom. Przykłady: podział obowiązków, autoryzacja. 171. Kontrola korekcyjna (Czerwiński): – jej celem jest korekta parametrów systemu, która zapobiegnie dalszemu powstawaniu wykrytych błędów. Przykład: kara dyscyplinarna. 172. Kontrola kierownicza (zarządcza) (Czerwiński): – jej celem jest zapewnienie, że zostaną osiągnięte założone cele. Przykłady: organizowanie szkoleń, przeglądy. 173. Państwowym funduszem celowym jest: – Narodowy Fundusz ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, – Fundusz Rozwoju Przemysłu, – NFI, – Fundusz jednostek Badawczo-Rozwojowych. 174. Funduszem przedakcesyjnym jest: – PHARE. 175. Wg Konstytucji dochodami JST są: – dochody własne, subwencja ogólna, dotacje celowe. 176. Wrażliwość177. dotyczy: – 178. Testy zgodności służą do: – 179. Kiedy metody analityczne są najbardziej skuteczne: – 180. Kiedy RM nie może uznać181. projektu ustawy za pilny: – Profesjonalny audyt magazynu odpowiada na pytanie: “Czy nasze procedury spełniają obecne wymagania operacyjne?” Obiektywnie bada, ocenia i analizuje wcześniejsze wyniki i możliwe ulepszenia. Może przeprowadzić go dział albo audytor wewnętrzny lub zewnętrzny. Powinien zakończyć się raportem, który wyszczególni mocne i słabe strony oraz zasugeruje ulepszenia. Prawidłowo wypełniony raport zapewni pełny zestaw analiz danych. Można go wykorzystać do pomiaru ciągłego doskonalenia. Obejmuje profile zamówień, produktywności i zapasów, a także inne przydatne wskaźniki operacyjne. Koncentruje się na każdym obszarze funkcjonalnym, od odbioru przez wysyłkę. Poniżej znajduje się lista kontrolna audytu magazynu. Pokazuje, co powinien obejmować: obecny poziom oraz optymalna wydajność i przepustowość, układ logistyczny i przepływ materiałów, bezpieczeństwo, ochrona i utrzymanie magazynu, możliwości funkcjonalne i wydajność systemu, wskaźniki wydajności obsługi klienta, analizy produktywności, sprzęt do przechowywania i przenoszenia, dokładność prognozowania zapasów, możliwe obszary do poprawy, kompleksowy raport wraz z zaleceniami. Zdefiniuj potrzeby audytu Zastanów się, co chcesz faktycznie skontrolować. Na przykład spółka publiczna może się skoncentrować na wycenie zapasów w celu ujawnienia danych finansowych. Natomiast firma prywatna może się bardziej skupić na poprawie wydajności procesów magazynowych. Jeśli prowadzisz działalność e-commerce, zwróć uwagę na to, czy magazynie rzeczywiście działa sprawnie. Dlaczego warto przeprowadzić audyt magazynu? Niezależnie od tego, czy jest przeprowadzany przez audytora wewnętrznego, czy firmę zewnętrzną, [link]audyt logityczny magazynu[/link] ma wiele zalet. Przede wszystkim pozwala na ustanowienie zrównoważonych standardów i ciągły dostęp do wiarygodnych danych. Audyt ułatwia również podejmowanie strategicznych i zarządczych decyzji. Określa, co można poprawić, a gdzie wyeliminować źródła nieefektywności. Profesjonalny raport z audytu powinien zawierać sugestie dotyczące poprawy wydajności i zrównoważonego rozwoju. Konfiguracja procesu oceny magazynu Osoby przeprowadzające badanie muszą być obiektywne podczas analizowania wyników osiągniętych w przeszłości i możliwych ulepszeń. Audytor powinien zacząć od zebrania zarówno danych jakościowych, jak i ilościowych od kluczowych pracowników magazynowych oraz innych działów, takich jak obsługa klienta i IT. Po zebraniu danych wymagana jest dogłębna analiza danych w celu oceny, czy istnieją jakiekolwiek nieefektywności lub ryzyka. Teraz zespół audytorski może przygotować raport zawierający rekomendacje, oceny ryzyka i dalsze kroki. Zmiany projektowe i wdrożenie Wszelkie zmiany, które należy wprowadzić, zapisz i przedyskutuj z zespołem. Dzięki temu możesz zastosować podejście dwufazowe. Faza pierwsza obejmuje analizę. Twój zespół znajduje poważne problemy, które trzeba naprawić. Faza druga koncentruje się na wdrożeniu zaleceń. Często wnioski z audytu logistycznego, powodują zmianę wymagań dla systemu informatycznego, jakim jest niewątpliwie system WMS. Powtórz w razie potrzeby Audyty magazynowe powinny być przeprowadzane regularnie, by zapewnić ciągłość operacji. W zależności od wielkości magazynu organizuj je co kilka tygodni lub co kwartał. Ciągłe doskonalenie jest kluczowe i nigdy się nie kończy. This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you Reject Read More Napisanie wartościowego sprawozdania z audytu wewnętrznego wymaga przestrzegania kilku podstawowych zasad. Nasze warsztaty są zbudowane właśnie wokół nich: Zasada 1. Określ, kto jest głównym odbiorcą sprawozdania i jakich informacji potrzebuje Przykład: wytyczne od zarządu, co uważają za istotne ustalenia Przykład: formaty sprawozdań – najlepsze praktyki z polskich przedsiębiorstw Ćwiczenie: wybór ustaleń do podsumowania dla zarządu i do właściwego sprawozdania Zasada 2. Miej coś do powiedzenia – przekaż tylko istotne informacje Ćwiczenie: odróżnianie informacji istotnych od nieistotnych Zasada 3. Zacznij od razu – ustalenia i wnioski powinny być pisane na bieżąco, w miarę jak się pojawiają. Powinny być też od razu omawiane z audytowanymi. Przykład: różny poziom agregowania ustaleń dla różnych odbiorców Przykład: arkusz ustaleń jako narzędzie pomagające napisać dobre sprawozdanie Ćwiczenie: elementy ustaleń – stan faktyczny, kryteria, przyczyny, skutki Ćwiczenie: ocena ustaleń pod kątem ich jasności i kompletności Zasada 4. Zachowaj proporcje – przedstaw zarówno pozytywne, jak i negatywne informacje. Jasno zaprezentuj, które kwestie są najistotniejsze. Dobierz odpowiedni poziom agregacji/ szczegółowości. Ćwiczenie: różnica między szczegółową dokumentacją roboczą a sprawozdaniem z audytu Ćwiczenie: syntetyczne przedstawianie informacji Zasada 5. Jeśli możesz, przedstaw ocenę badanego procesu Przykład: skala ocen Przykład: różne możliwości prezentacji ocen w sprawozdaniu z audytu Ćwiczenie: ocena procesu na podstawie przedstawionych informacji Zasada 6. Pisz poprawnie: używaj krótkich zdań, nie nadużywaj strony biernej, pisz zrozumiałym językiem Przykład: wystrzeganie się oczywistości Przykład: odpowiedni dobór słów Ćwiczenie: prezentacja informacji w jasny sposób Ćwiczenie: dobór słów o zabarwieniu neutralnym Ćwiczenie: skracanie tekstu, rezygnacja ze zbędnych słów

raport z audytu wewnętrznego przykład